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マニュアル(Manual)講座   −−新版作成中−−

  伸びる企業はマニュアルが上手
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12 図解で説明力アップ

  図解とは,映像を含めた図形と文字との組み合わせで行う表現方法です。マニュアルを文章のみで編成するのではなく,数値はグラフ化で,データ構造が一目瞭然となり,説明力を増します。さらに表やイラスト,チャートといった図解により,読みやすく理解しやすいマニュアルとなります。
 

効果的な図解表現で説明力向上   

@図解の方法

 図解の目的は、「わかりやすく伝え、理解を促す」ことにあります。それには、データの内容や性質に合致した図表を使うことが図解活用のポイントです。文字だけの紙面であっても見出しの工夫、文章の一部を箇条書き、あるいはマトリックス図表にするといった工夫で、わかりやすさと理解のしやすさを増します。

A図解の効用

一覧性・瞬時性・構造化・省情報・現実感のある図解により、情報が早く読み取れ、深く理解できることから、文字や数字だけでは見落としがちな点もグラフ化で見つけやすくなります。 

  • 文章だけの説明とジュら部手読者の理解を得やすい

  • 注目を集めることができ,読者に印象づけることができる

  • 限られたスペース(紙面)に多くの情報を盛り込める

  • 一目で全体構造を読み取れる

  • ひとめでどんな要素・機能があるかわかる

  • ひとめで要素・機能同士の関連性がわかる


        図解で読む気,使う気をかき立てる



     出典:『マニュアルのつくり方・生かし方』小林隆一著,PHP研究所刊



図解化で魅力ある紙面づくり

 読者をイライラとさせるのが冗長な文章です。簡潔で明解な表現方法として利用したいのが,「箇条書き」です。個条書きの由来は,中世近世の武家社会において、教訓・家訓・処世術などを家臣や子孫に理解しやすい形で残す文書表現法にあります。

@箇条書きの効用

箇条書きとは,1つのテーマについて,これに関する情報を多角的な視点から列挙するものです。長く続く文章は,意味が読み取りくいものでが,箇条書きにすると,一つ一つの情報が区切られるので,理解しやすくなります。その「要点」は次の4点です。

  • テーマを確認する

  • テーマに関する情報を,多角的に洗い出す

  • 1項目約30字を目安の短文とする

  • 重要な順,操作手順,イロハニ順など,規則性をもって列挙する 

なお,箇条書きは,相互の関連を表すことはできません。

A見出し

 数ページにわたる,まとまった本文の概要を,大見出し・中見出し・小見出しとブレークダウンさせながら,構造表示します。通常は,大見出し字体が一番大きく,中,小見出し下に行くほど字体は小さくします。
「見出し」,それに続く本文の内容を集約・代表する表現です。本文の内容を簡潔に,短く表現する,強調したい用語や言葉を目だたせる,といった工夫をします。


Bチェックリストで一覧表示する

箇条書きをさらにわかりやすくするのが,チェックリスト,表です。







 



 




 


 






 
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  ・マニュアル不要論を質す−「マニュアル否定論 vs マニュアル肯定論」
  ・事例紹介−「マニュアル活用企業」
  ・マニュアルは自前主義のすすめ−「外注は極力避ける」
  ・時代が求めるマニュアルの条件−国際化・リスク管理・プロジェクトマネジメント
  ・マニュアルのデジタル化


  アドバイス
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2 条件

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略歴−小林 隆一

 1943年生まれ。産業能率大学講師,鹿児島国際大学教授を経て,現在経営コンサルタント。『マニュアル作成の実務』評言社刊,『マニュアルのつくり方・生かし方』PHP研究所,『「身の丈」を強みとする経営』日本経済新聞出版社刊,他著作多数。

 日経文庫ビジュアルシリーズ− 『流通の基本』(日本経済新聞出版社刊)が4版が3刷となりました。 第1版を1994年7月に刊行し,世紀をまたぎ,今年で17年目のロングセラーとなりました。延べ発行部数も十数万部と,多くの方々にお読みいただき,感謝の気持ちで一杯です。特に大学で「流通」あるいは「マーケティング」のテキストとして採用されている事,著者としては望外の喜びです。






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